Fokussiertes Arbeiten im Zeitalter der Ablenkung

Im März 2019 veröffentlichte das internationale Marktfoschungs- und Beratungsinstitut Yougov in Zusammenarbeit mit Statista eine Auswertung über Produktivität im Arbeitsalltag, basierend auf den Antworten von rund 1‘100 erwerbstätigen Personen ab 18 Jahren. Die Ergebnisse zeigten auf, dass nur 12% der Befragten auf der Arbeit nie abgelenkt werden. Für die restlichen 88% der Befragten waren vor allem private Gespräche, die durch Kollegen entstehende Geräuschkulisse sowie das Smartphone täglich ablenkend. Aber auch E-Mails und private Messenger wie Whatsapp und Telegram gelten als grosse Ablenkungen.

Das Problem an Ablenkungen ist nicht nur, dass in diesem Moment nicht produktiv gearbeitet wird, sondern dass danach einige Zeit benötigt wird, um sich wieder ins Thema reinzudenken. Durchschnittlich gehen durch eine Ablenkung ganze 25 Minuten verloren, bis man wieder ganz auf Kurs ist.

Da stellt sich natürlich die Frage – was können wir dagegen machen? In diesem Artikel wagen wir einen Klärungsversuch. Wir haben einige Ratschläge gesammelt, die wir persönlich in unserem Team nutzen und die möglicherweise auch zur Steigerung Ihrer Produktivität beitragen könnten.

1. E-Mail Slots definieren

Wenn es nicht zwingend ist, dass Sie allzeit für E-Mail-Anfragen erreichbar sind, bietet sich die Einführung von E-Mail-Zeiten an. Tragen Sie sich z.B. dreimal am Tag (Morgen, Mittag, Abend) je 15 Minuten für die Bearbeitung von E-Mails ein und halten Sie das Programm sonst geschlossen. Sie werden sehen, sie werden weniger irrelevante E-Mails schreiben/erhalten und fallen weniger aus dem Fokus.

2. „Bitte nicht stören“-Schild anbringen

Wie oft passiert es, dass Sie höchstkonzentriert an etwas arbeiten und dann ein Arbeitskollege an Ihren Platz kommt und Sie etwas fragt? Natürlich geben Sie gerne Antwort, aber oftmals verliert man dabei einen zündenden Gedanken oder muss sich wieder neu in die Thematik eindenken. Führen Sie mit Ihrem Team „Bitte nicht stören“-Schilder ein, die auf den Schreibtisch gestellt werden, wann immer Sie höchstkonzentriert arbeiten müssen.

3. Geräuschkulisse mit Kopfhörern ausblenden

Vor allem in Grossraumbüros ist die Geräuschkulisse durch Gespräche, Telefonmeetings und Tastatur-Getippe oftmals sehr laut. Setzen Sie sich Kopfhörer auf und hören Sie Musik, bei der Sie sich gut konzentrieren können. Ein kleiner Geheimtipp: Über das Programm „Noisli“ (www.noisli.com) können Sie beruhigende, konzentrationsfördernde Geräusche hören (z.B. Regen, Gewitter, Wasser, Wind etc.). Da werden Sie nicht von Songtexten und/oder Erinnerungen abgelenkt.

4. 2-Minuten Regel einführen

Obwohl es viele externe Ablenkungsfaktoren gibt, sind wir selbst nicht unschuldig. Unangenehme, mühsame Tasks schieben wir raus, bis sie bereits halb in Vergessenheit geraten. Doch trotzdem behalten wir sie im Hinterkopf und lassen uns davon Energie rauben. Führen Sie die 2-Minuten Regel ein – diese besagt, dass alles, was weniger als 2 Minuten dauert, sofort erledigt werden muss. Somit kumulieren sich diese mühsamen Tasks nicht auf und Sie haben unter dem Strich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

5. In Zeitslots arbeiten

Ging es Ihnen auch schon so – Sie hatten viel zu tun, wussten aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Teilen Sie sich jeden Morgen Ihren Tag in verschiedene Zeitfenster ein. Bspw. 08:00 – 08.15 Uhr E-Mails bearbeiten; 08:15 – 09:00 Uhr Artikel schreiben, 09:00 – 10:30 Uhr Workshop vorbereiten etc. So verhindern Sie die unproduktive Zeit zwischen einer Aufgabe und der nächsten, bei der Sie sich sonst fragen müssen, was Sie als nächstes anpacken wollen.

Natürlich gibt es noch viele weitere Ratschläge und Wege, wie Sie Ihren Arbeitsalltag produktiver gestalten können. Möchten Sie mehr darüber erfahren? Wir bei rubio consulting arbeiten täglich nach dem Fokus-Prinzip und geben unsere Erfahrungen gerne auch in einem Projekt weiter. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.